La experiencia de los proponentes en los procesos de contratación tiene un carácter personal, lo cual significa que esta se obtiene por la participación, con anterioridad, en actividades que le permitieron a alguien conocer cómo ejecutar determinado objeto contractual que la entidad ahora pretende desarrollar.

De acuerdo con el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, se establece que “todas las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren celebrar contratos con las entidades estatales, deberán estar inscritas en el Registro Único de Proponentes” (RUP). En dicho registro constará la información relacionada con la experiencia, capacidad jurídica, financiera y de organización del proponente y su clasificación.

Ahora bien, la norma también prescribe que no se requerirá de este registro, ni de clasificación, en los casos de contratación directa; contratos para la prestación de servicios de salud; contratos de mínima cuantía; enajenación de bienes del Estado; contratos que tengan por objeto la adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de productos legalmente constituidas; los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta y los contratos de concesión de cualquier índole. En los casos anteriormente señalados, corresponderá a las entidades contratantes cumplir con la labor de verificación de las condiciones de los proponentes.

De conformidad con los casos señalados por la norma anteriormente citada, las entidades estatales en los documentos precontractuales definirán las condiciones de las certificaciones que deberán aportar los interesados en el proceso de contratación, indicando los datos que requiere para validar la experiencia solicitada. Por otro lado, en los procesos de contratación donde sea obligatoria la exigencia del RUP, es requisito indispensable que se encuentre en firme para evaluar el criterio habilitante de la experiencia de si cumple o no con las exigencias establecidas por la entidad contratante en los documentos precontractuales, so pena de ser inhabilitados en el proceso de contratación.

Es necesario tener presente que en el RUP además de la información de experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera y capacidad organizacional, también reposa la clasificación UNSPSC relacionada con los contratos que se celebran con el Estado Colombiano. No obstante, como ya se había indicado en el párrafo anterior, su firmeza está sujeta al cumplimiento de los términos del artículo 87 de la Ley 1437 de 2011, es decir, que contra él no procedan recursos o que se haya cumplido con la publicidad del acto.

La firmeza del Registro Único de Proponentes (RUP) es esencial para la ejecución de los efectos del acto administrativo de inscripción, según lo establece el Consejo de Estado, que señala que una vez un acto cobra firmeza, se vuelve imposible de controvertir en sede administrativa y por ende ejecutable. En consecuencia, la norma ibidem detalla los eventos que confieren firmeza a un acto, incluyendo la publicidad, comunicación o notificación del mismo, así como la resolución de recursos administrativos interpuestos, en respeto al debido proceso y al derecho de defensa.

La Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado ha interpretado que, para la fecha del cierre del proceso, el proponente debe estar inscrito en el RUP con un acto administrativo en firme, ya que la mera solicitud o radicación de documentos no es suficiente. Si la Cámara de Comercio respectiva emite el acto administrativo de inscripción después del cierre del procedimiento por falta de renovación oportuna o por ser una primera inscripción, el proponente no puede presentarlo en el proceso, ya que para el momento de la oferta no contaba con capacidad para contratar y no se pueden acreditar hechos ocurridos tras el cierre del proceso; la inscripción debe estar en firme antes del cierre para que sea efectiva y oponible a terceros.

En ese sentido, una vez adquiere firmeza, el RUP habilita a las personas para suscribir contratos válidamente con el Estado; si este no está en firme, no se pueden considerar sus efectos.